Hvordan jobber vi?

Mye beveger seg samtidig i et program som ModUlf. Mange mennesker, mange prosesser og mange valg som må tas underveis. Derfor er det helt naturlig og viktig å spørre hvordan vi beholder kontrollen på fremdrift, kvalitet og økonomi.   

Svaret er en tydelig struktur og en forutsigbar rytme. I ModUlf er dette satt i system. 

Struktur 

Styringsstrukturen er bygget for å gi oversikt, ansvar og tidlig inngripen. På toppen har vi programrådet, der alle fire virksomheter deltar, som vurderer overordnet omfang, prioriteringer, risiko og kostnader. 

Under programrådet følger programledelsen opp fremdrift, budsjett og risiko gjennom faste, månedlige prosesser, mens hver leveranse rapporterer jevnlig på tid, kost og avvik slik at problemer fanges opp tidlig fremfor sent. 

I tillegg får Justis- og beredskapsdepartementet tertialvise statusbilder, slik at vi har en felles, formell kontrollsløyfe utenfor programmet også.  

Styringen i utviklingsteamene følger en fast «tight-loose-tight»rytme, organisert i perioder på fire måneder (tertial):  

• • Tight (start tertial). Vi setter tydelige mål, omfang og økonomiske rammer. Dette gir retning, prioritet og felles forventning før arbeidet går i gang.  
  • Loose (i tertialet). Teamene jobber smidig innenfor rammene. De tester, lærer og justerer underveis på bakgrunn av innsikt og erfaring.  
  • Tight (slutt tertialet). Vi måler resultat mot plan, oppdaterer prioriteringer og justerer rammer for neste tertial.  

Denne rytmen kombinerer fleksibiliteten vi trenger for å lykkes i komplekst arbeid, med forutsigbarheten som kreves for å holde kostnadene i sjakk. 

Tydelige rammer 

Økonomisk kontroll sikres også gjennom tydelige rammer og gode sikkerhetsmarginer. Programmet styrer etter en såkalt P50-styringsramme, som er kostnadsnivået vi forventer at arbeidet vil ligge på. Det er i praksis budsjettet vårt. Det realistiske beløpet vi styrer etter.  

Over dette ligger en P85-kostnadsramme, som er det øverste taket departementet setter for å sikre at vi har nok økonomisk handlingsrom hvis noe uforutsett skulle oppstå. P50 er det vi mener det vil koste, mens P85 er det det kan koste i et mer krevende, men fortsatt realistisk scenario.  

I tillegg gjennomføres det årlige usikkerhetsanalyser og løpende kostnadsoppfølging, slik at eventuelle avvik oppdages tidlig og kan håndteres før de blir store. Denne mekanikken er laget nettopp for store, flerårige satsinger der vi må kunne håndtere både kjente og ukjente risikoer uten at vi mister kurs eller kontroll. 

For å holde dette stramt i hverdagen jobber vi risikobasert. Risikoer identifiseres og følges opp månedlig og tertialvis, tiltak kobles til tydelige eiere, og arbeidet med Personvernkonsekvensvurdering og Risiko- og sårbarhetsanalyse (PVK-ROS), brukes aktivt når sikkerhet og personvern påvirker veivalg, kost eller fremdrift. Poenget er å oppdage problemer mens de er små, ikke når de er blitt store og dyre. 

Så når vi spør oss hvordan vi skal klare å holde kontrollen på alt, så er svaret at vi kombinerer smidige leveranser med tydelige beslutningsnivåer, tertialvis «tight-loose-tight»-målstyring, faste rapporteringsrytmer og økonomiske rammer med buffere. Slik skal vi holde styr på både retning og regning, og levere trygt steg for steg.